Administrace projektů v rámci MMR

Přinášíme vám základní podmínky pro administraci projektu v rámci podprogramu MMR Podpora obnovy a rozvoje venkova. Zaměřujeme se především na základní milníky administrace v rámci realizační fáze.

Většina žadatelů o veřejnou podporu považuje okamžik schválení dotace v rámci podprogramu MMR za pomyslný vrchol svého snažení. Jistě, vzhledem k obrovské poptávce má každý úspěšný žadatel právo na pocit vítězství a uznání svého snažení. Přesto by se dalo s jistou nadsázkou konstatovat, že okamžikem schválení dotace vše teprve začíná.

Schválením žádosti o dotaci vyvstává totiž mnoho nových úkolů. Pojďme se podívat na nejdůležitější milníky realizace projektu v rámci podprogramu MMR Podpora obnovy a rozvoje venkova. Nutno dodat, že se nejedná o úplný výčet povinností a náš popis je zaměřen na akce nestavebního charakteru, typicky projekty na výstavbu, nebo obnovu dětských hřišť (dotační titul č. 2). Daný popis se věnuje procesnímu postupu v rámci administrace a nezohledňuje povinné lhůty a termíny, které je nutné pro úspěšnou administraci projektu dodržet.

Celý projektový cyklus žádosti o dotaci v rámci daného podprogramu lze znázornit následujícím způsobem.

Projektový cyklus od podání žádosti po závěrečné vyúčtování

Registrace akce

Zhruba na začátku měsíce května daného roku zveřejní MMR na svých webových stránkách výsledky dotačního řízení. Několik týdnů po zveřejnění zasílá úspěšným žadatelům první dokument informující o získání dotace, tzv. Registraci akce. V Registraci akce najdou žadatelé informace ze schválené žádosti, obvykle souhrn financování, harmonogram, parametry akce a další pokyny pro administraci projektu.

Zveřejnění výsledků a zaslání Registrace znamená, že obec má dotaci u MMR „rezervovanou“. Aby obdržela Rozhodnutí o poskytnutí dotace a dotace byla následně proplacena, musí splnit další podmínky.

Nezbytnou podmínkou pro uznání nákladů projektu – jako nákladů vhodných pro poskytnutí dotace – je vyhlášení výběrového řízení na dodavatele dodávek, služeb a stavebních prací. Výběrové řízení je třeba uskutečnit efektivně, ekonomicky, transparentně a nediskriminačně. Pravidly pro výběr dodavatele jsme se věnovali v samostatném článku.

Po ukončení výběrového řízení a podpisu objednávky nebo smlouvy s dodavatelem je možné připravit další dokumenty, které bude obec zasílat na MMR.

Balík dokladů k vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace obsahuje zejména:

  • Smlouvu nebo objednávku s dodavatelem;
  • Čestné prohlášení obce;
  • Vyplněný Formulář EDS-ISPROFIN s aktualizovaným harmonogramem, parametry a rozpočtem akce.

Rozhodnutí o poskytnutí dotace

MMR provede kontrolu správnosti zaslaných dokladů a poté vydá závazný protokol, tzv. Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Obvyklý termín doručení tohoto dokumentu na obec je v období září – října daného roku.

Realizace akce a žádost o proplacení dotace

Realizace samotné akce může probíhat před obdržením Rozhodnutí o poskytnutí dotace ze strany MMR, nebo po obdržení tohoto dokumentu.

Příjemce dotace po obdržení faktury od zhotovitele provede věcnou a finanční kontrolu faktury a soupisu provedených prací a případně dalších příloh a odsouhlasí fakturu svým podpisem a razítkem. V rámci financování je možné žádat o ještě neproplacené prostředky, obvykle ve výši 70 % dotace z prostředků MMR (tzv. financování ex ante).

My si popíšeme případ žádosti o proplacení dotace u faktury, která byla 100% proplacena z vlastních prostředků obce, což bývá nejčastější případ v rámci administrace (tzv. financování ex post).

Po kontrole a uhrazení faktury z vlastních prostředků provede obec sken faktury včetně soupisu prací a dokladu o proplacení a tyto dokumenty nahraje do aplikace MMR s názvem DIS ZAD.

Všechny tyto dokumenty včetně formuláře s názvem Žádost o proplacení dotace zašle dopisem na MMR. Poskytovatel dotace provede kontrolu všech dokumentů a v případě správnosti a úplnosti dokumentace vydá pokyn k platbě a informuje o tom příjemce dotace.

Nejzazší termín na předložení faktur na MMR je obvykle 30. listopadu daného roku. Finanční prostředky poskytnuté formou dotace musí být evidovány v příslušném roce odděleně, pod příslušným účelovým znakem uvedeným v Rozhodnutí o poskytnutí dotace.

V rámci realizace projektu je příjemce dotace povinen informovat veřejnost o podpoře ministerstva alespoň jedním z těchto způsobů:

  1. uvedením loga MMR s prohlášením o poskytnuté podpoře z ministerstva na všech materiálech týkajících se realizace projektu, které budou použity pro informování veřejnosti nebo cílové skupiny (Propagační materiály a jiné tiskoviny, cedule, prezenční listiny apod);
  2. uvedením loga MMR a prohlášením o poskytnuté podpoře z ministerstva na dlouhodobém hmotném majetku v případě jeho nákupu z dotace.

Ukázka povinné publicity projektu MMR (zdroj: Obec Boršice, www.borsice.cz)

Závěrečné vyúčtování akce

Po ukončení akce obec předloží ministerstvu Zprávu pro závěrečné vyhodnocení akce. Samotná zpráva se předkládá na předepsaném formuláři a obsahuje další přílohy. U akcí nestavebního charakteru se jedná především o:

  • Finanční vypořádání dotace poskytnuté ze státního rozpočtu dle závazného formuláře;
  • Soupis účetních dokladů;
  • Aktualizovaný formulář EDS/ISPROFIN;
  • Doklad o ukončení akce, Protokol o předání a převzetí díla;
  • Fotodokumentace akce včetně splnění podmínek publicity akce.

Schválením těchto dokumentů je administrační proces v realizační fázi ukončen.

Nakonec zbývá dodat, že úspěšná realizace projektu podpořeného z národních zdrojů může být v některých případech administračně i časově náročný proces. Naše společnost má zkušenosti s úspěšnou realizací řady projektů a jsme připraveni pomoci vám s realizací toho Vašeho. Naším cílem je hladký průběh čerpání dotace, plnění všech povinností na základě spolupráce s příjemcem dotace a v souladu s aktuální metodikou poskytovatele dotace. Náš projektový tým úspěšně zrealizoval stovky projektů a s radostí se ujme i toho Vašeho.


Máte zájem o spolupráci? Kontaktujte nás!