Přinášíme vám základní podmínky pro administraci projektu v rámci podprogramu MMR Podpora obnovy a rozvoje venkova. Zaměřujeme se především na základní milníky administrace v rámci realizační fáze.
Většina žadatelů o veřejnou podporu považuje okamžik schválení dotace v rámci podprogramu MMR za pomyslný vrchol svého snažení. Schválení dotační žádosti je polovina úspěchu. Pro reálné získání dotace je důležitá především bezchybná realizace projektu. S jistou nadsázkou by se dalo konstatovat, že okamžikem schválení dotace vše teprve začíná. Schválením žádosti o dotaci vyvstává totiž mnoho nových úkolů. Jakmile je zahájena realizace projektu či schválena dotace, je třeba, aby veškeré Vaše kroky byly vedeny v souladu s platnými metodikami příslušného dotačního programu. V opačném případě může být jeho dotace krácena či odebrána i s dalšími sankcemi.
Milníky realizační fáze projektu
Pojďme se podívat na nejdůležitější milníky realizace projektu v rámci podprogramu MMR Podpora obnovy a rozvoje venkova. Nutno dodat, že se nejedná o úplný výčet povinností a náš popis je zaměřen na akce nestavebního charakteru. Daný popis se věnuje procesnímu postupu v rámci administrace a nezohledňuje povinné lhůty a termíny, které je nutné pro úspěšnou administraci projektu dodržet.
Celý projektový cyklus žádosti o dotaci v rámci daného podprogramu lze znázornit následujícím způsobem:
Registrace akce
Zhruba do konce měsíce května daného roku zveřejní MMR na svých webových stránkách výsledky dotačního řízení. Několik týdnů po zveřejnění zasílá úspěšným žadatelům první dokument informující o získání dotace, tzv. Registraci akce. V Registraci akce najdou žadatelé informace ze schválené žádosti, obvykle souhrn financování, harmonogram, parametry akce a další pokyny pro administraci projektu.
Zveřejnění výsledků a zaslání Registrace znamená, že obec má dotaci u MMR „rezervovanou“. Aby obdržela Rozhodnutí o poskytnutí dotace a dotace byla následně proplacena, musí splnit další podmínky.
Nezbytnou podmínkou pro uznání nákladů projektu – jako nákladů vhodných pro poskytnutí dotace – je vyhlášení výběrového řízení na dodavatele dodávek, služeb nebo stavebních prací.
Po ukončení výběrového řízení a podpisu objednávky nebo smlouvy s dodavatelem je možné připravit další dokumenty, které bude obec zasílat na MMR.
Balík dokladů k vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace obsahuje zejména:
- Smlouva nebo objednávku s dodavatelem;
- Prohlášení účastníka podprogramu;
- Vyplněný Formulář EDS-ISPROFIN s aktualizovaným harmonogramem, parametry a rozpočtem akce;
- Doklady o zřízení účtu;
- Zpráva o výběru dodavatele a další potřebné dokumenty.
Rozhodnutí o poskytnutí dotace
MMR provede kontrolu správnosti zaslaných dokladů a poté vydá závazný protokol, tzv. Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Obvyklý termín doručení tohoto dokumentu na obec je v období září – října daného roku.
Realizace akce a žádost o proplacení dotace
Realizace samotné akce může probíhat před obdržením Rozhodnutí o poskytnutí dotace ze strany MMR, nebo po obdržení tohoto dokumentu. Nejzazší termín zahájení a ukončení realizace akce musí být v souladu s příslušnou výzvou.
Příjemce dotace po obdržení faktury od zhotovitele provede věcnou a finanční kontrolu faktury a soupisu provedených prací a případně dalších příloh a odsouhlasí fakturu svým podpisem a razítkem. V rámci financování je možné žádat o neproplacené prostředky, obvykle ve výši 70 — 80 % dotace z prostředků MMR (tzv. financování ex ante). O proplacení dotace v rámci neproplacené faktury je možné požádat prostřednictvím formuláře s názvem Žádost o proplacení dotace. Poskytovatel dotace provede kontrolu všech dokumentů a v případě správnosti a úplnosti dokumentace vydá pokyn k platbě dotace na účet příjemce dotace. Příjemce dotace následně proplatí fakturu dodavateli.
Nejzazší termín na předložení faktur na MMR je obvykle 30. listopadu daného roku. Finanční prostředky poskytnuté formou dotace musí být evidovány v příslušném roce odděleně, pod příslušným účelovým znakem uvedeným v Rozhodnutí o poskytnutí dotace.
Povinná publicita
V rámci realizace projektu je příjemce dotace povinen informovat veřejnost o podpoře ministerstva alespoň jedním z těchto způsobů:
- uvedením loga MMR s prohlášením o poskytnuté podpoře z ministerstva na všech materiálech týkajících se realizace projektu, které budou použity pro informování veřejnosti nebo cílové skupiny (Propagační materiály a jiné tiskoviny, cedule, prezenční listiny apod);
- uvedením loga MMR a prohlášením o poskytnuté podpoře z ministerstva na dlouhodobém hmotném majetku v případě jeho nákupu z dotace.
Závěrečné vyúčtování akce
Po ukončení akce obec předloží ministerstvu Zprávu pro závěrečné vyhodnocení akce. Samotná zpráva se předkládá na předepsaném formuláři a obsahuje další přílohy. U akcí nestavebního charakteru se jedná především o:
- Finanční vypořádání dotace poskytnuté ze státního rozpočtu dle závazného formuláře;
- Soupis účetních dokladů;
- Aktualizovaný formulář EDS-ISPROFIN;
- Doklad o ukončení akce, Protokol o předání a převzetí díla;
- Fotodokumentace akce včetně splnění podmínek publicity akce.
Schválením těchto dokumentů je administrační proces v realizační fázi ukončen.
Nakonec zbývá dodat, že úspěšná realizace projektu podpořeného z národních zdrojů může být v některých případech administračně i časově náročný proces. Naše společnost má zkušenosti s úspěšnou realizací řady projektů a jsme připraveni pomoci vám s realizací toho Vašeho. Naším cílem je hladký průběh čerpání dotace, plnění všech povinností na základě spolupráce s příjemcem dotace a v souladu s aktuální metodikou poskytovatele dotace. Náš projektový tým úspěšně zrealizoval stovky projektů a s radostí se ujme i toho Vašeho.
